Waar verdwijnt de tijd van je team?
Voor je iets automatiseert, moet je weten welk werk je uren opeet. Zo breng je dat in één week in kaart.
Vraag een zaakvoerder hoeveel uur zijn team per week verliest aan werk dat eigenlijk niemand wil doen, en je krijgt meestal een schatting. Vraag het een week later opnieuw, nadat het team het echt heeft bijgehouden, en het antwoord ligt bijna altijd hoger.
Dat komt omdat klein werk onzichtbaar is. Tien minuten hier, een halfuur daar. Niemand plant het in, maar het gebeurt elke dag.
Begin met één week meten
Je hebt geen dure software nodig. Een gedeeld document volstaat. Vraag iedereen in het team om één week lang bij te houden wanneer ze iets doen dat:
- telkens op dezelfde manier verloopt,
- geen echte beslissing vraagt,
- blijft liggen omdat er altijd iets dringender is,
- of dat ze liever door iemand anders zouden laten doen.
Laat mensen noteren wat het was en hoe lang het duurde. Meer niet.
Wat je meestal terugvindt
In softwareteams zien we steeds dezelfde soorten werk terugkomen:
- Onderhoud dat blijft liggen. Bibliotheken bijwerken, waarschuwingen oplossen, oude code opkuisen.
- Kleine bugs. Ze zijn niet dringend genoeg om voorrang te krijgen, maar ze kosten klanten ergernis en jouw team tijd.
- Testen schrijven. Iedereen weet dat het moet. Weinig mensen doen het graag.
- Documentatie. Wie de code geschreven heeft, weet hoe het werkt. De volgende persoon niet.
- Kleine interne tooltjes. Een export, een koppeling tussen twee systemen, een rapport dat nu met de hand gebeurt.
Van lijst naar keuze
Na een week heb je een lijst. Tel per soort werk de uren op. Kijk dan naar twee vragen:
- Hoeveel uur kost dit per week?
- Kan iemand anders dit doen als hij duidelijke instructies krijgt?
Werk dat veel uren kost en duidelijk te omschrijven is, is waar je het snelst tijd terugwint. Dat is precies het soort werk waar AI-codeeragents vandaag goed in zijn, op voorwaarde dat een mens het resultaat nakijkt.
Reken de nakijktijd mee
Hier gaan veel berekeningen fout. Als een agent een taak uitvoert, moet iemand in je team het resultaat nog nakijken en goedkeuren. Die tijd is niet nul. Een eerlijke berekening trekt die nakijktijd af van de gewonnen tijd.
Wil je het zelf uitrekenen? Gebruik onze tijdwinstcalculator. Of plan een gratis gesprek, dan doen we het samen met jouw cijfers.